Anvisningar

Inledande möte före företagskunder

Samtidigt som en sakkunnig vid Tekes meddelar om finansieringsbeslutet avtalar han eller hon med projektets kontaktperson om ett inledande möte. Om kunden redan har genomfört projekt med finansiering från Tekes kan det inledande mötet skötas per telefon omedelbart, men vi strävar efter att ordna inledande möten för nya kunder ansikte mot ansikte.

Agenda för inledande möte

  • huvudpunkter i beslutet
  • principer för projektbokföring och arbetstidsuppföljning
  • godtagbara kostnader
  • projektrapportering och utbetalning av finansiering
  • förändringar

Ta genast del av finansieringsvillkoren efter att du fått beslutet. Om du läser igenom beslutet och villkoren före mötet kan du också ställa frågor om oklara detaljer.

Godkännandet av finansieringsbeslutet

Innan finansieringsbeslutet träder i kraft ska finansieringsmottagaren godkänna finansieringsbeslutet inklusive villkoren. Om särskilda finansieringsvillkor har ställts i beslutet ska dessa villkor uppfyllas innan beslutet träder i kraft. Eventuella förskott betalas först efter att beslutet har trätt i kraft.

Godkänn finansieringsbeslutet genom att underteckna meddelandet om godkännande och skicka det tillbaka via nätservicen. Den som undertecknar meddelandet ska ha rätt att teckna företagets firma eller rätt att underteckna det enligt forskningsorganisationens arbetsordning eller annan rätt att göra detta.

Om du inte tar emot finansieringen ska du underrätta Tekes registratorskontor om detta så snabbt som möjligt.

Projektbokföring och arbetstidsuppföljning

Projektbokföring

Projektkostnader kan godkännas från och med den dag då Tekes har fått ansökan. Projektets bokföring och arbetstidsuppföljning ska dock vara i skick genast i början av projektet.

I de allmänna finansieringsvillkoren finns detaljerade anvisningar för projektbokföringen och arbetstidsuppföljningen. Läs noga igenom beslutet och villkoren tillsammans med den person som ansvarar för redovinsingen (till exempel egen bokförare eller bokföringsbyrå). Lämna beslutet och villkoren också till revisorn.

Arbetstidsuppföljning

Arbetstiden ska följas upp under projektet per timme, och arbetstimmarna ska allokeras till de dagar då arbetet utförts. Den betalda lönen hänförs till den totala arbetstiden, av vilken projektets andel redovisas för Tekes.

Tekes har rätt att låta bli att godkänna penninglöner delvis eller helt, om arbetstiden inte har följts upp enligt de allmänna villkoren.

Projekthandlingarna och övrigt material som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras i minst fem år från den sista betalningsposten för projektet. Detta omfattar också den personliga arbetstidsuppföljningen.

Både rapporteringen och redovisningen ska göras på nätet

Tekes nätservice erbjuder en säker kanal för projektrapportering och kostnadsredovisning. Skötseln av ärenden kräver registrering med personliga bankkoder.

Flera personer kan hålla på med rapporteringen och redovisningen på nätet men inte samtidigt. Alla användare ska registrera sig och anslutas till projektet. Endast projektets ansvariga chef kan skicka rapporten om och redovisningen av företagsprojekt.

Allt material ska lämnas in via nätservicen

Lönespecifikation (blankett Y4/T4) ska alltid bifogas till redovisningen när löner redovisas. Dessutom ska en revisionsrapport av en revisor bifogas till redovisningen i samband med slutrapporten, såvida inget annat nämns i de allmänna finansieringsvillkoren.

Allt nödvändigt material ska skickas via nätservicen; skicka inte skannade papper till registratorskontoret. Kopior av fakturor ska inte skickas till Tekes, såvida man inte separat avtalat eller fått instruktioner om detta.

Endast i undantagsfall används blanketter i rapporteringen

  • Samordnare för grupprojekt rapporterar om samprojektens framskridande via nätservicen, men parterna använder redovisningsblanketter. Samordnaren bifogar parternas redovisningar på blanketter till sin redovisning.
  • Intresse- och koncernbolag redovisar sina kostnader på blanketten för kostnadsredosisning.
  • När redovisningen har skickats iväg via nätservicen kan den inte längre korrigeras. Om du vill korrigera en redovisning ska du använda blanketten för kostnadsredovisning.

Anslutning av användare av nätservicen till projektet

Projekt som tidigare rapporterats på blanketter kan i efterhand anslutas till den elektroniska nätservicen. Om du ännu inte har registrerat dig som användare i nätservicen kan du göra registreringen och därefter kontakta rådgivningen för nätservicen antingen per telefon 029 505 5051 eller genom att på responsblanketten skicka begäran om att ansluta dina koder till projektet

Rapporten och redovisningen görs separat, behandlas tillsammans

Rapport

  • Projektets ansvariga chef rapporterar om projektets framskridande i nätservicen. I företagsprojekt kan endast den ansvariga chefen skicka rapporten och redovisningen via nätservicen. 
  • Rapporten och redovisningen ska vidtas i nätservicen som separata åtgärder, men på Tekes behandlas de alltid tillsammans.
  • Projektets framskridande följs upp enligt rapporteringsschemat om vilket man avtalat om tillsammans i meddelandet om beslutet. Projekt inom offentlig forskning har fasta rapporteringstider: i slutet av januari, maj och september där rapporten i maj är frivillig (i ERUF-projekt är endast rapporteringen i januari obligatorisk).
  • Det är bra att med ett års intervall följa upp hur långa och omfattande projekt framskrider, mellanrapporter behövs inte nödvändigtvis för små och korta projekt.
  • Finansieringen betalas i allmänhet i efterhand mot mellan- och slutrapporterna.
  • I slutrapporten beskrivs genomförandet av projektet i sin helhet.
  • Slutrapporten omfattar också uppföljande frågor, genom vilka projektets resultat och konsekvenser kartläggs på ett större plan.

Kostnadsredovisning

  • Kostnadsredovisningen sker via nätservicen. Endast redovisningar av parter i grupprojekt och intresseredovisningar sker på blanketter.
  • Projektets ansvariga chef ansvarar för att kostnaderna är rätt allokerade.
  • Kostnader enligt projektbokföringen redovisas för projektet.
  • I regel ska kostnaderna vara betalda när de redovisas för Tekes.
  • Löner redovisas per timme enligt arbetstidsuppföljningen.
  • Alltid när löner redovisas ska lönespecifikation (Y4 eller T4) bifogas. 
  • Kostnadsredovisning kan inte lämnas in utan innehållsrapport.
  • Om endast en liten mängd kostnader har realiserats är det klokt att redovisa dem först i samband med följande rapportering.
  • När projektet avslutas ska man till den sista kostnadsredovisningen alltid bifoga revisorns revisionsrapport såvida inget annat nämns i meddelandet om beslutet eller de allmänna finansieringsvillkoren.
  • Revisionskostnaderna kan läggas till köpta tjänster: lämna in en kopia av faktura för revision och betalningsverifikat i samband med slutredovisningen. 
  • Lönespecifikationsblanketterna och revisionsrapporterna finns på Nätservice/Blanketter

Betalning av finansiering

Finansiering kan utbetalas först när beslutet har trätt i kraft. Beslutet träder i kraft när finansieringsmottagaren har lämnat in meddelandet om godkännande av finansieringsbeslut och alla villkor för beslutet har uppfyllts.

Förskott

Finansiering utbetalas i allmänhet i efterhand enligt realiserade kostnader som är förenliga med projektplanen. Inom lånefinansiering och i vissa fall för bidrag enligt de minimis-villkor kan en del betalas som förskott. Förskott nämns alltid i meddelandet om finansieringsbeslut. När det gäller lån upprättar finansieringsmottagaren ett skuldebrev med Statskontoret, som sköter de praktiska lånearrangemangen.

Hinder för utbetalning

Underskott på skattekonto och/eller skatteskulder kan förhindra utbetalning av finansiering, om en gällande betalningsplan saknas. 

Tidsschema för utbetalning

Målet är att små och medelstora företag ska få tillgång till finansiering inom tre veckor från inlämnandet av rapporten. Utbetalningarna till stora företag görs inom två månader och utbetalningarna till forskningsorganisationer inom tre månader från inlämnandet av rapporten.